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- Antongiulio Bua
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Strutture di base
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Con il termine “struttura organizzativa” si intende definire il modo in cui un'azienda è organizzata tenendo presente tre aspeti fondamentali che riguardano:
l'interdipendenza tra i vari livelli del'organizzazione;
la composizione delle unità che sono presenti nell'organizzazione;
tutti i sistemi che si attuano per la comunicazione, il controllo e il coordinamento tra le unità organizzative.
Se si immagina un'azienda e la si paragona ad un palazzo di un tot di piani, la struttura organizzativa riguarda proprio come è composto questo palazzo: quanti piani ha, come sono disposti e strutturati i vari appartamenti, che tipo di soluzioni sono state adottate per la comunicaizone tra i piani e gli appartamenti (scale, ascensori, corridoi, illuminazione, ecc...). Ovviamente questo paralellismo manca di tutto il materiale umano e non presenta una struttura gerarchica che invece caratterizzano le aziende.
Vi sono tre tipi fondamentali di strutture organizzative: elementare, funzionale e divisionale.
La scelta di un tipo di struttura rispetto ad un'altra dipende da diversi fattori e ognuna di esse comporta vantaggi e limiti.
In breve una struttura elementare identifica un'azienda a conduzione familiare, che gestisce in genere un solo prodotto. Presenta un forte accentramento del potere, una leadership paternalista-autoritaria e poca formalizzazione dei rapporti umani e delle procedure aziendali.
La struttura funzionale, l'azienda gestisce un solo prodotto, ma le sue dimensioni cominciano ad esssere più grandi di un'altra a gestione familiare. Non vi è più un contatto diretto tra direzione e produzione, ma sono introdotti degli organi direttivi che sono specializzati rispetto alla funzione che assolvono. Questa specializzazione da un lato riesce a massimizzare l'efficienza dei processi produttivi, dall'altro però rischia di far perdere di vista l'unicità dell'azienda stessa. Questo porta a dover adottare stile di leader sia autoritario-accentratore, che democratico, proprio per riuscire a tenere unita l'azienda, avendo l'accortezza di favorire la comunicazione tra i diversi organi.
La struttura divisionale è tipica delle grosse aziende, che gestiscono più prodotti destinati a mercati molto vasti.
Da un certo punto di vista , al di sotto dell'organo direzionale, si creano delle sotto-aziende che, in tutto e per tutto, potrebbero funzionare autonomamente. Il compito quindi della direzione è proprio quello di tenere le fila tra le varie unità che si occupano delle varie produzioni. Lo stile adottato dalla leadership dovrà essere uno stile consultivo/partecipativo.
Ogni impresa può scegliere tra varie strutture organizzative: ciò dipende da come essa decide di attribuire i compiti agli individui e da come questi vengono aggregati in varie unità organizzative.
Gli organi dell’impresa devono essere ordinati disciplinandone i compiti, poteri e le responsabilità che ciascuno di questi dovrà assumere nel corso della gestione. Ogni impresa opera con una particolare struttura di organi che può essere spontanea cioè fondata sui rapporti personali fra gli individui che operano nell’azienda (tipica delle piccole aziende) o può essere una struttura di piano, definita formalmente e stabilmente dal management aziendale (tipica delle aziende più grandi).
La programmazione comporta l’ordinamento di tre sistemi organizzativi:
1) un sistema di poteri-responsabilità, che riguarda la ripartizione dei poteri e delle responsabilità inerenti alle varie funzioni di gestione fra i centri da creare nell’ambito della struttura aziendale;
2) un sistema di relazioni, cioè un complesso di collegamenti tale da porre la struttura in grado di funzionare in modo coordinato (servono per il passaggio delle informazioni);
3) un sistema di informazioni, per ricondurre ad unità lo sforzo prodotto dai vari organi.
La progettazione organizzativa deve tener conto di una serie di vincoli legati alle capacità professionali acquisibili e disponibili, all’investimento che si è in grado di sostenere, ai costi fissi di lavoro sopportabili. L’organizzazione per funzioni si caratterizza per la suddivisione delle aree di responsabilità per gruppi di compiti, cioè per la ripartizione delle competenze di livello direzionale elevato in termini di funzioni primarie di gestione. Gli organigrammi mirano a rappresentare graficamente il quadro dell’organizzazione aziendale, rilevando in forma sintetica e semplificata la distribuzione delle funzioni e dell’autorità all’interno dell’azienda, in modo da far conoscere le caratteristiche fondamentali della struttura (dimensione verticale, dimensioni orizzontali e ampiezza del controllo direttivo). Essi tuttavia offrono una visione semplificata, non riproducendo le relazioni tra i vari organi e la ripartizione dei compiti e delle responsabilità direzionali: per tale motivo è necessario che sia integrato da altri documenti.
L’efficienza dell’organizzazione è uno dei presupposti dell’efficienza gestionale dell’impresa. La componente organizzativa si traduce in un aumento della produttività del lavoro e in un migliore impiego di tutte le risorse disponibili. L’efficienza dell’organizzazione si misura in rapporto alla creazione di condizioni favorevoli per il raggiungimento degli obiettivi di gestione.
Quando si parla di organizzazione, si parla di struttura organizzativa nella quale sono indicati gli elementi di base e il sistema di ruoli in cui si organizza il sistema organizzativo.
Oggetto dell'organizzazione: il lavoro e le decisioni prese in organizzazione che determinano le condizioni dello svolgimento del lavoro, la divisione del lavoro, l'autonomia decisionale da parte di ciascun soggetto e condizioni di lavoro che permettono di avere un quadro unitario degli obiettivi e i fini d'impresa.
L'organigramma non è altro che la formalizzazione di strutture e unità e descrive le funzioni, i compiti e i rapporti gerarchici che esistono all'interno di una determinata struttura organizzativa. L'organigramma permette di riconoscere i ruoli, in modo tale da poterli identificare sia all'interno che all'esterno della stessa organizzazione; mette in evidenza l'accentramento o il decentramento decisionale. Le rappresentazioni più comuni delle strutture organizzative sono:
• ELEMENTARE (imprese di piccole dimensioni; c’è la presenza di un capo e un ristretto numero di persone);
• FUNZIONALE (pochi livelli gerarchici; facile controllo della strategia aziendale e facile misurazione dei risultati; si possono creare conflittualità);
• DIVISIONALE (più livelli; maggiore flessibilità delle risorse; coordinamento più efficace). In una struttura divisionale si può facilmente correre il rischio di “moltiplicare” per ciascuna divisione, le funzioni e i ruoli.
Non tutte le organizzazioni sono uguali; esse di differenziano per quantità di prodotti, distribuzione sul mercato, grandezza e quindi per l’organizzazione e il numero dei vari attori che vi fanno parte.
Le varietà degli assetti organizzativi può essere ricondotta a configurazioni di base che si possono distinguere in:
- Struttura elementare: piccole imprese soprattutto a conduzione familiare, il lavoro è diviso secondo il criterio delle tecniche, esistono solo due livelli di organi, uno centrale che detiene il potere e uno inferiore composto dagli organi operativi. Lo stile di direzione è di tipo paternalistico e autoritario.
- Struttura funzionale: imprese medio-grandi che sono l’evoluzione delle strutture elementari, le decisioni sono prese ai livelli più alti della gerarchi e ogni reparto ha le sue funzioni. Lo stile direttivo non è molto autoritario ma piuttosto basato su relazioni orizzontali e quindi di tipo consultivo e partecipativo.
- Struttura divisionale: grandi imprese caratterizzate da una struttura multidivisionale dove, al di sotto dell’alta direzione, ci sono raggruppamenti di organi minori (marketing, vendita, sviluppo). In queste aziende, l’elemento personale perde di importanza. Lo stile di direzione sono di tipo consultivo.
Ciascun assetto organizzativo di base è composto dalla combinazione di variabili quali sistemi operativi, distribuzione del potere e comportamenti manageriali; al fine del suo funzionamento deve avere una strategia produttiva e distributiva e degli obiettivi da raggiungere.
Ogni azienda deve decidere come suddividere e coordinare il lavoro, dunque di una struttura organizzativa. Le strutture organizzative di base possono essere di 3 tipi:
• struttura elementare che caratterizzano le piccole imprese con un unico prodotto (o linea omogenea);
• struttura funzionale tipica delle medie imprese con unico prodotto (o linea omogenea);
• struttura divisionale che caratterizza le imprese di medio/grandi dimensioni con più prodotti (o linee diso-mogenee);
Nessuna di queste è giusta o sbagliata, ma verrà scelta in base alle caratteristiche dell’azienda.
Ogni impresa ha una forma di struttura organizzativa che può essere ricondotta ad una struttura di base a seconda delle strategie utilizzate: struttura elementare, funzionale e divisionale.
Ogni struttura viene scelta dall’organizzazione secondo l’obiettivo da raggiungere e secondo le condizioni dii efficacia che quella struttura potrà avere all’interno dell’organizzazione. Si parla quindi di principi di coerenza dinamica e di orientamento alle persone e ai gruppi di persone.
Ogni struttura organizzativa prevede diversi sistemi operativi e si propone di: decidere come dividere e coordinare il lavoro dell’azienda stessa.
In base a questa struttura è necessario: delineare e indicare i rapporti di dipendenza formale, identificare i raggruppamenti di individui in unità e assicurare che ci sia comunicazione e coordinamento tra di essi.
Le strutture si differenziano quindi per caratteristiche , vantaggi e limiti, la scelta fra una di queste come già detto dipende dalle caratteristiche e dagli obiettivi che l’azienda si pone.
La notevole varietà degli assetti organizzativi mostrati dalla realtà delle imprese può essere ricondotta a ''configurazioni di base'' le cui caratteristiche essenziali e differenze evidenziano alcuni aspetti dell'assetto organizzativo, trascurandone altri. Per struttura organizzativa s'intende l'insieme degli elementi di base, relativamente stabili, del sistema e dei ruoli su cui si articola il sistema organizzativo. Essa definisce i criteri di suddivisione del lavoro e le linee gerarchiche di autorità che collegano le diverse posizioni all'interno dell'azienda. Nel testo vengono decritti tre tipi di struttura organizzativa di base: elementare, funzionale e divisionale. La scelta dipende dalle caratteristiche dell'azienda e dai criteri privilegiati di divisione e coordinamento del lavoro. L'organigramma è la rappresentazione grafica di una struttura organizzativa in un certo momento.
Progettare una struttura organizzativa significa decidere come dividere il lavoro e come coordinare il lavoro. Le strutture organizzative di base possono essere di tre tipi: struttura elementare, struttura funzionale e struttura divisionale. La scelta di quale struttura adottare dipende dalle caratteristiche dell'azienda e dalla modalità di coordinamento e divisione del lavoro, in quanto nessuna è corretta o meno m dipende dalle situazioni. Per rimanere in piedi, per l'azienda è fondamentale che sia efficiente e che riesca a raggiungere gli obiettivi prefissati al meglio, tenendo conto della soddisfazione dei bisogni dei lavoratori e dei clienti.